Secretarieel medewerker Huisartsenpost

Jij krijgt er als secretarieel medewerker energie van om de locatiemanager en de teamleiders te ontzorgen op facilitair en administratief gebied. Ontzorg jij hen, dan ontzorg jij de zorgmedewerkers en kunnen zij al hun aandacht richten op het verlenen van de juiste zorg op de juiste plaats op het juiste moment.

Het is maandag. Je kijkt eens goed hoe de post erbij staat. Je reinigt de koffiemachine, vult de koffie en thee bij en zet alles weer netjes. Je leest de overdrachten van de werkvloer van de laatste dagen. Hiermee start je op al je werkdagen. Je filtert storingen en andere actiepunten eruit en pakt deze direct op. Je kijkt wat je zelf kunt oplossen en anders benader je direct de juiste partijen.
Je locatiemanager, aan wie je rapporteert, komt binnen en onder het genot van een koffie of thee spreken jullie de lopende zaken door. Hierna bestel je toegangspassen voor nieuwe huisartsen en medewerkers en bestel je uitrijkaarten voor het parkeerterrein. Afgelopen vrijdag was er een personeelsvergadering en hiervoor werk je de notulen uit. Je handelt nog wat e-mail af en beantwoordt enkele telefoontjes, waarna het tijd is om naar huis te gaan.
Dinsdag ben je lekker vrij en doe je wat leuks voor jezelf.
Woensdag verzorg je de maandkas en de administratieve afhandeling verstuur je naar de financiële administratie. Je verzorgt de storting bij de bank. Je hebt input gevraagd voor de wekelijkse nieuwsbrief en dit verwerk je vast, zodat het vrijdag verstuurd kan worden. Vandaag check je alle voorraad en doe je alle bestellingen, zoals cartridges, doktersjassen, linnengoed en alle medische artikelen en ijk je alle apparaten.
Donderdag leg je de inwerkmap klaar voor een nieuwe medewerker, zoek je enkele documenten op voor de locatiemanager en plan je voor de locatiemanager afspraken in. Vandaag werk je maar een halve dag.
Het is alweer vrijdag. Wat vliegt de tijd toch snel. Je vraagt aan de teamleiders en de locatiemanager of zij nog input hebben voor de wekelijkse nieuwsbrief. Na hun akkoord verstuur jij deze nieuwsbrief via intranet. Het is voor jou weekend.

Naast bovengenoemde werkzaamheden ben je contactpersoon voor de leveranciers en voor het Maasstad ziekenhuis. Je weet bij je moet aankloppen voor de vragen die je krijgt. Verder zorg je dat alle afteken- en voorraadlijsten altijd up-to-date zijn. Wanneer er nieuwe artsen zijn, dan geef je hen een rondleiding zodat zij hun weg kunnen vinden bij HAP Zuid.

Wie zijn wij?
Huisartsenposten Rijnmond bestaat vóór en dóór huisartsen. In 1998 opgericht door huisartsen in de regio Rijnmond om ervoor te zorgen dat patiënten 24/7 terecht kunnen bij de huisarts voor spoedeisende zorg. Inmiddels zijn wij gegroeid tot een organisatie waar meer dan 1000 huisartsen werken en meer dan 300 medewerkers bestaande uit basisartsen, verpleegkundig specialisten, triagisten, baliemedewerkers en mobiele ondersteuners huisartsen. Met z'n allen zorgen wij dat de patiënt bij spoed in de juiste handen is. Met meer dan 1 miljoen inwoners in ons verzorgingsgebied en jaarlijks ruim 260.000 consulten zijn wij één van de grootste huisartsenposten van het land.
Huisartsenpost Zuid is gelegen in het Maasstad ziekenhuis en is goed bereikbaar met de auto en het openbaar vervoer. Vanaf 16.30 uur druppelen onze triagisten, basisartsen, huisartsen en aiossen (huisarts in opleiding) binnen.
Deze vacature is vrijgekomen, omdat de huidige secretarieel medewerker van haar welverdiende pensioen gaat genieten.

Wie ben jij?
Jij bent beschikbaar voor 24 uur per week. De dagen zijn in overleg.
Jij zal regelmatig alleen op de post zijn. Dit vind jij niet erg. Jij bent een zelfstandige, proactieve medewerker en je kunt prioriteiten stellen. Jij hebt oog voor detail en volgt protocollen. Je gaat zelf op zoek naar informatie bij bijvoorbeeld de andere secretarieel medewerkers op de posten. Communicatief ben je sterk en je bent empathisch. Jij bent flexibel en bent bereid, indien nodig, aan het begin van de avond aanwezig te zijn, bijvoorbeeld voor het rondleiden van huisartsen of het notuleren bij vergaderingen. Je hebt goede kennis van Office 365 en je hebt cijfermatig inzicht. De ideale kandidaat heeft ervaring in de (spoedeisende)zorg.

Wat levert het jou op?
Buiten een uitdagende functie binnen deze mooie spoedorganisatie bieden wij jou, afhankelijk van je werkervaring, een brutosalaris aan van €2.274 - €3.190 op basis van 38 uur per week. De inschaling is afhankelijk van jouw kennis en ervaring. Je wordt ingeschaald in schaal 4 conform de CAO huisartsenzorg.
Wij hebben goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een eindejaarsuitkering van 8,33%, een uitstekende pensioenregeling en je ontvangt een reiskostenvergoeding. Verder ontvang je een bijdrage op je zorgverzekering en staan wij voor een leven lang leren. Wil je je kennis uitbreiden binnen jouw vakgebied? Dan kun je samen met je locatiemanager hier een cursus of opleiding voor uitzoeken. Bovenal hebben wij een gezellig team. Wij kijken er naar uit dat jij hier deel van mag gaan uitmaken.

Procedure
De vacature is zowel intern als extern uitgezet. Bij gebleken geschiktheid heeft de interne kandidaat voorrang op de externe kandidaat. De procedure bestaat uit 2 gesprekken. De startdatum is in overleg.